AI研修の稟議書テンプレート7項目の記入例と下書き用プロンプト8つ
社長から「AI研修を入れたいから、見積を取って稟議を上げて」と言われました。でも、研修の稟議書は書いたことがありません。効果を数字で書けと言われても根拠が無く、「高い」「外部に頼まなくても」と言われそうで手が止まっている。この記事は、そんな管理部の担当者に向けて書いています。
AI研修の稟議書に書く7項目と、自社の情報を差し替えるだけで下書きできるプロンプト8つを、記入例つきで紹介します。効果の計算式、費用を初年度と2年目以降に分ける書き方、決裁者に聞かれそうな質問への備え、AIに入れてはいけない情報も扱います。読み終えたら、そのまま稟議書の下書きに取りかかれます。
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目次
AI研修の稟議書は7項目で書ける項目と使うプロンプトの対応表
AI研修の稟議書は、次の7項目を埋めれば形になります。各項目は、この記事のプロンプト（AIへの指示文）に自社の情報を入れるだけで下書きできます。
| 稟議書の項目 | 書くこと | 使うプロンプト |
|---|---|---|
| ①目的 | 減らしたい業務と時間 | 1・2 |
| ②対象者と選び方 | 誰が、なぜ受けるか | 1 |
| ③研修の内容と時間 | 形式・内容・日程 | 1 |
| 選定理由（③に添える） | なぜ外部か・なぜこの研修か | 5 |
| ④費用と支払い | 初年度と2年目以降の額 | 3 |
| ⑤助成金の申請予定 | 申請の有無と確認先 | 1 |
| ⑥効果の測り方 | 研修の前後に測る項目 | 2・7 |
| ⑦リスクと対策 | 使われない・情報漏洩など | 8 |
| 添付資料 | 比較表・想定問答 | 4・6 |
稟議書は「7項目の型」と「項目ごとのプロンプト」をそろえれば、白紙から書き始めずに済みます。
10〜30名の会社には、研修用の稟議書の書式が無いことも珍しくありません。その場合も、7項目をA4で1枚にまとめれば、社長に出す説明資料として使えます。選定理由は独立した欄にせず、③の下に2〜3行で添えれば十分です。
社長がAI研修を言い出す背景には、企業全体の動きもあります。総務省『令和7年版 情報通信白書』によると、生成AIを「積極的に活用する方針」か「活用する領域を限定して利用する方針」と答えた日本企業は、2024年度調査で49.7%でした（2023年度調査は42.7%）。
稟議書を下書きする基本の手順材料集めから確認まで5ステップ
稟議書づくりは、生成AIの得意な作業です。総務省『令和8年版 情報通信白書』でも、生成AIを業務で使う用途として最も多かったのは「資料・文章作成・編集」でした。
手順は次の5つです。
- 材料を集める：社長の指示、研修の見積書と資料、対象業務の今の所要時間
- 伏せ字にする：社名・取引先名・個人名を[A社][社員1]などに置き換える
- 骨組みを作る：プロンプト1で7項目の下書きを出す
- 項目を詰める：プロンプト2〜8で、目的・費用・効果などを1つずつ書き直す
- 照らし合わせる：金額・日付・制度名を見積書や公式資料で確かめ、自分の言葉に直す
AIに任せるのは下書きまでです。数字の確認と最後の判断は、起案する人が行います。
材料のうち、研修の中身と費用は研修会社の資料が無いと埋まりません。候補がまだ決まっていない場合は、AI研修の選び方を参考に、先に2〜3社まで絞っておきましょう。そうすれば、プロンプト3・4に資料をそのまま貼り付けられます。
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稟議書の下書きに使うプロンプト例8つ項目ごとの記入例つき
[ ]の部分を自社の情報に差し替えて使います。特定のAIサービスの機能には頼らない書き方にしてあります。記入例は、従業員22名の卸売の会社を想定した仮の内容です。
1. 稟議書全体の骨組みを作る
あなたは中小企業の管理部で、稟議書を書き慣れた担当者です。
次の情報をもとに、AI研修の稟議書の下書きを作ってください。
【会社】[業種]、従業員[人数]名
【経緯】[社長の指示の内容]
【研修の候補】[研修名]（[講師型／動画型／定額制]）
【研修の内容と日程】[研修会社の資料にある内容・時間・日程]
【予算の上限】[金額]円
【減らしたい業務】[業務名]
項目は次の7つです。
1.目的 2.対象者と選び方 3.研修の内容と時間 4.費用と支払い
5.助成金の申請予定 6.効果の測り方 7.リスクと対策
・A4で1枚に収まる長さにする
・分からない情報は推測で埋めず【要確認】と書く
・金額と日付は、私が入力した値だけを使う
・助成金は「申請予定」とだけ書き、金額や助成率は書かない
記入例（仮の内容）
目的：営業事務3名が担う見積書作成の時間を減らすため、全社員22名を対象に、生成AIの基礎と社内ルールを学ぶ研修を導入する。
当メディアは、「分からない情報は【要確認】と書く」という指示を入れておくべきだと考えます。この指示が無いと、AIは金額や日程の空欄をもっともらしい推測で埋めることがあるからです。
2. 目的と効果を1〜2業務に絞って書く
AI研修の稟議書の「目的」と「期待される効果」を書いてください。
AIでできることを並べず、次の業務に絞ってください。
【対象業務】[業務名]
【対象人数】[人数]名
【今の所要時間】1人あたり月[時間]時間（研修前に実測した値）
【研修後の想定】1人あたり月[時間]時間
【時間単価】[金額]円（月給÷月の所定労働時間）
・年間効果額＝月間削減時間×12×時間単価 で計算し、式も書く
・想定の数字であることを明記する
・200字以内にする
記入例（仮の内容）
見積書作成を担う営業事務3名の作業時間を、1人あたり月10時間から6時間に減らす。削減は3名×4時間＝月12時間。年間効果額は12時間×12か月×3,000円＝43.2万円を見込む（研修前の実測と想定に基づく）。
3. 費用を初年度と2年目以降に分けて出す
AI研修の費用を、稟議書に載せる表にしてください。
【初年度の受講者数】[人数]名
【毎年の採用見込み】[人数]名
【候補A】[形式]：[料金]（単位：[1人あたり／1コース／月額／年額／買い切り]）
【候補B】[形式]：[料金]（単位：[1人あたり／1コース／月額／年額／買い切り]）
・候補ごとに、初年度・2年目・3年目の費用を出す
・2年目以降は、新しく入る社員が受講する費用を含める
・料金の条件が資料に無い箇所は【要確認：研修会社に質問】と書く
・表の下に計算式を書く
記入例（仮の内容）
候補A（講師型）：初年度＝[1人あたり料金]×22名、2年目以降＝[1人あたり料金]×毎年の採用2名 候補B（定額制）：毎年＝[月額]×12か月、または[年額]。買い切りの場合は初年度に[買い切りの額]。受講人数が増えたときの追加費用は【要確認】
4. 研修会社の比較表を作る
次の研修の候補を、稟議書に添付する比較表にまとめてください。
【候補A】[研修名と、資料・見積の内容を貼り付け]
【候補B】[同上]
【候補C】[同上]
比べる観点：
・形式（講師型／動画型／定額制）
・料金（1人あたりに換算）
・受講後に社内に残るもの（録画・教材・プロンプト集）
・後から入った社員が受けるときの費用
・契約終了後も教材を見られるか
・質問できる窓口などのサポート
・資料に書かれていない項目は空欄にする
・最後に「研修会社に確認する質問」を一覧にする
表に空欄が残った項目は、資料だけでは分からない点です。研修会社への質問や、無料デモで教材の中身を見て埋めます。
5. 選定理由（なぜ外部か・なぜこの研修か）を書く
選定理由は、7項目のうち「③研修の内容と時間」の下に添える欄です。内容と日程はプロンプト1で書き、ここでは「なぜこの研修を選んだか」だけを書きます。
AI研修の稟議書で、「研修の内容と時間」の欄に添える
「選定理由」を書いてください。
【選んだ研修】[研修名・形式]
【ほかの候補】[研修名・形式]
【社内事情】[例：社内に教えられる人がいない／全員を同じ時間に
集めにくい／毎年[人数]名の採用がある]
次の3点に答える形で、300字以内にまとめてください。
1. なぜ社内だけで学ばず、外部の研修を使うのか
2. なぜほかの候補ではなく、この研修なのか
3. 受講後に社内に何が残るか。後から入った社員も受けられるか
記入例（仮の内容）
社内に生成AIを教えられる人がおらず、全員を同じ時間に集めるのも難しいため、外部の動画型研修を選ぶ。教材が社内に残り、来年以降に入社する社員も同じ内容を受けられる。
6. 決裁者の想定質問と答えの下書きを作る
著者はベンチャー企業・中小企業のAI研修事業を手がけています。研修を提供する側の視点から、当メディアは決裁で確認されやすい点を「なぜ外部か」「なぜこの金額か」「効果をどう確かめるか」「来年以降の費用」「使われなかったら」の5つと考えています。
あなたは従業員[人数]名の[業種]の会社の社長です。
次のAI研修の稟議書を読み、決裁の前に担当者へ聞く質問を
厳しめに10個挙げてください。
社長の関心事：[例：費用の回収、社員の負担、情報漏洩]
【稟議書】
[下書きを貼り付け]
・質問ごとに「答えの下書き」と「答えに要る追加資料」を付ける
・次の5点を含める：なぜ外部か／なぜこの金額か／
効果をどう確かめるか／来年以降の費用／研修が使われなかった場合
記入例（仮の内容）
質問：来年も同じ費用がかかるのか。 答えの下書き：初年度は全員分、2年目以降は新しく入る社員の分がかかる。3年分の費用は添付の表のとおり。 追加資料：3年分の費用表（プロンプト3で作成）
7. 効果の測り方を決める
AI研修の効果を測る計画を、稟議書の「効果の測り方」欄に書いてください。
【対象業務】[業務名]
【担当者】[人数]名
【研修前の測定】[例：研修の2週間前から]
【研修後の測定】[例：研修の1か月後と3か月後]
・研修前に記録する項目（1件あたりの時間、月の件数）と、
表計算シートの列の作り方を示す
・月の所要時間＝1件あたりの時間×月の件数 で出す
・研修後も同じ項目を同じ方法で測り、差を出す
・記録の手間が1日数分で済む形にする
記入例（仮の内容）
記録表の列：日付／業務名／件数／かかった時間（分）／AIを使ったか
8. リスクと対策を書く
AI研修の稟議書の「リスクと対策」欄を書いてください。
【社内ルール】[生成AIの利用ルールの有無と内容]
【研修の形式】[形式]
【受講後に残るもの】[録画・教材・プロンプト集など]
次の3つのリスクについて、対策を1〜2行ずつ書いてください。
1. 研修を受けても業務で使われない
2. 社外秘や個人情報をAIに入力してしまう
3. AIの誤った回答をそのまま使ってしまう
記入例（仮の内容）
使われないリスク：研修の1か月後に見積書作成の時間を測り直し、管理部が社長に報告する。教材は社内でいつでも見返せる状態にする。
迷ったら、まずプロンプト1で骨組みを作り、手薄な項目だけを2〜8で書き直してください。
精度を上げるコツ効果は研修前に測り、費用は3年分で書く
効果欄は「どの業務の、月に何時間か」に絞る
当メディアは、効果欄にAIでできることを並べず、「どの業務の、月に何時間が減るか」を1〜2業務に絞って書くべきだと考えます。決裁者が知りたいのは機能ではなく、払う額と返ってくるものだからです。業務を絞るほど、数字の根拠を説明しやすくなります。
計算式は次の1本で足ります。
- 年間効果額＝月間削減時間×12×時間単価
- 時間単価＝月給÷月の所定労働時間
プロンプト2の記入例を表にすると、次のとおりです（すべて仮の数字）。
| 前提 | 値 |
|---|---|
| 対象業務 | 見積書の作成 |
| 対象人数 | 3名 |
| 今の所要時間 | 1人 月10時間 |
| 研修後の想定 | 1人 月6時間 |
| 時間単価 | 3,000円 |
| 年間効果額 | 43.2万円 |
計算は、3名×4時間＝月12時間、12時間×12か月×3,000円＝432,000円です。ROI（かけた費用に対して、どれだけ効果が返ってくるかの割合）も示したい場合は、「（年間効果額−年間の研修費）÷年間の研修費×100」で出せます。
研修前に今の所要時間を測ってから書く
当メディアは、AI活用の効果測定はAIを使い始める前の所要時間から記録するべきだと考えています。使う前の時間が無いと、研修後に何時間減ったかを比べられないからです。
測り方は次のとおりです。
- 研修の2週間前から対象業務を記録する
- 1件ごとに、かかった時間を分で書く
- 月の時間＝1件あたりの平均×月の件数
- 研修の1か月後・3か月後に同じ方法で測る
記録が無いまま「月◯時間減る」と書くと、決裁者に根拠を聞かれても答えられません。2週間分の記録があれば、「今は月10時間かかっている」と実測の数字で言えます。効果欄の数字は、研修前に測った時間から出すことで初めて根拠になります。
費用は初年度と2年目以降に分けて書く
当メディアは、毎年採用がある会社は、研修費用を初年度の全員分と翌年以降の中途社員分に分けて見積もるほうがよいと考えています。講師型は、受講者が増えるたびに費用が増えるからです。
| 形式 | 初年度 | 2年目以降（毎年） | 人が増えたとき |
|---|---|---|---|
| 講師型 | [1人あたり料金]×全員 | [1人あたり料金]×採用人数 | 受講人数分だけ 費用が増える |
| 動画型・ 定額制 |
[月額]×12か月、 または[年額・買い切りの額] |
月額・年額は毎年同じ額。 買い切りは更新費用を確認 |
追加費用の 有無を確認する |
動画型・定額制の費用は、月額・年額・買い切りなど契約の形で変わります。見積書や料金表で契約の単位を確かめてから、表に入れてください。
講師型の場合は、2年目以降に1〜2名だけで開催してもらえるかを研修会社に確認する必要があります。動画型・定額制は、人数が増えたときに追加費用がかかるかを確認します。研修形式ごとの料金の考え方は、AI研修の費用相場にまとめています。
費用を3年分の表にしておけば、「来年はいくらかかるのか」と聞かれても、その場で答えられます。
選定理由とリスク欄に「受講後に何が残るか」を書く
著者は「AI研修は今いる社員しか受けられないから、資産性がない。新入社員が入ってきたり中途入社した人たちも見れるようにしておかないと意味がない」と考えています。稟議書では、この点を選定理由とリスク対策の両方に書きます。
- 選定理由：録画・教材が社内に残る
- 選定理由：後から入った社員も受けられる
- リスク対策：教材を見返せる状態にする
- リスク対策：研修後に時間を測り直す
受講後に何が残るかを書いておくと、「使われなかったらどうする」という質問への答えになり、起案した人が結果を説明しやすくなります。
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注意点AIに入れない情報と、照らし合わせる箇所
社名・個人名・金額は伏せ字にする
個人情報保護委員会は、2023年6月2日に「生成AIサービスの利用に関する注意喚起等について」を公表しました。要旨は次の2点です。個人情報を入力するなら、利用目的の範囲内かを確かめること。個人データを入力するなら、提供事業者がそれを機械学習に使わないかを確かめることです。
稟議書の下書きでは、次の情報を伏せ字にします。
- 社名・取引先名 → [A社]
- 社員の氏名 → [社員1]
- 取引先との金額 → 入れない
- 個人の給与 → 入れず、時間単価は平均を丸めた値にする
多くの生成AIサービスには、入力した内容を学習に使わせない設定や、法人向けのプランがあります。社内で使う前に、自社で使うサービスの設定を確認してください。社内ルールの作り方は、ChatGPTの情報漏洩対策で雛形つきで解説しています。
ハルシネーションに備えて元の資料で確かめる
ハルシネーションとは、AIがもっともらしい誤りを書くことです。下書きのうち、次の箇所は元の資料と照らし合わせます。
- 金額・料金の単位 → 見積書
- 研修の日程・時間 → 研修会社の案内
- 研修名・カリキュラム → 公式資料
- 制度名 → 省庁の公式ページ
AIが書いた数字は、元の資料で確かめるまで稟議書に残さないでください。
助成金は「申請予定」として書く
研修費に使える国の助成金に、厚生労働省の「人材開発支援助成金」があります。「人への投資促進コース」や「事業展開等リスキリング支援コース」などのコースがあり、後者は令和8年（2026年）8月3日に改正されました。
稟議書では、次のように扱います。
- 欄には「申請予定」と書く
- 費用は受給しない前提の全額で計上する
- 計画届は研修を始める前に出す
- 条件は管轄の労働局に確認する
助成金は審査で決まるため、受給できる前提で費用を計算すると、計画が崩れたときの説明に困ります。制度の概要はAI研修に使える助成金で解説しています。
稟議を通したあと社内に広げるには研修を内製化の入口にする
稟議が通っても、研修を受けて終わりでは、効果欄に書いた時間は減りません。著者は「AIは外部（企業や人）がやると高すぎる。社員でも動画があれば簡単に内製化できる」と考えています。
実際、著者が経営する会社でもAI動画講座を使ってAIを内製化しています。MTG議事録、日報、書類作成、商談資料作成、会議資料作成、SNS運用、ブログ記事作成などがAIでほぼ完結し、社員の残業も減りました。社内へのAI導入で、業務効率を400%UPさせています。
この記事で作った稟議書も、その「書類作成」の一つです。研修のゴールを「受講すること」ではなく「社員が自分の業務の書類をAIで作れるようになること」に置くと、稟議で約束した効果を確かめやすくなります。
動画で内製化する手段の一つが、当メディアを運営する株式会社Essenceの「実践型AI講座Biz」です。法人向けの実践型AI動画講座で、料金は月額19,800円（税抜、2026年10月時点）です。年間では19,800円×12か月＝237,600円（税抜）なので、プロンプト3の[月額]にそのまま入れられます。1アカウントで社員何人でも視聴でき、人数が増えても料金は変わりません（同時に視聴したい場合はアカウントを追加します）。動画は1,000本超で、生成AIの基礎から、営業や事務書類作成などの実践、AIガバナンスなど管理職向けの内容までそろっています。24時間いつでも、スマホでも見られます。
プロンプト4の比較表で「受講後に残るもの」「2年目以降の費用」が空欄になった方は、契約前の無料デモで教材の中身を確認できます。申込から利用開始までは最短3日です。
AI研修の稟議書に関するよくある質問
- 社内に稟議書の書式が無い場合はどうすればいいですか？
- この記事の7項目（目的・対象者と選び方・研修の内容と時間・費用と支払い・助成金の申請予定・効果の測り方・リスクと対策）をA4で1枚にまとめれば、社長に出す説明資料として使えます。選定理由は「研修の内容と時間」の下に添えます。見積書と比較表を付けると、口頭での説明を短くできます。
- 稟議書にはどんな資料を添付すればいいですか？
- 見積書のほかに、研修会社の比較表（プロンプト4）、3年分の費用表（プロンプト3）、決裁者の想定問答（プロンプト6）があると、質問にその場で答えやすくなります。受講者の一覧と研修の日程も添えれば、対象者の欄の根拠になります。
- 時間で測りにくい業務しか思いつかない場合はどうしますか？
- 効果欄には、時間で測れる業務を1つ選んで書くのがおすすめです。見積書・議事録・日報など、件数と1件あたりの時間を記録できる書類作成の業務が選びやすい候補です。測りにくい効果は、補足として文章で添える程度にとどめます。
- 無料版の生成AIで稟議書を下書きしてもいいですか？
- 社内ルールで認められていれば使えます。ただし、入力内容が学習に使われる設定になっていないかを先に確認してください。社名・個人名・取引先との金額は伏せ字にし、出てきた金額や日付は見積書と照らし合わせてから稟議書に使います。
- 助成金を使う予定なら、費用欄はどう書けばいいですか？
- 費用は受給しない前提の全額で書き、助成金は「申請予定」として別の欄に書きます。厚生労働省の人材開発支援助成金は令和8年8月に一部のコースが改正されています。計画届も研修の前に出す必要があるため、条件は管轄の労働局に確認してください。
まとめ｜7項目をプロンプトで下書きし、数字は研修前に測って書く
AI研修の稟議書は、目的・対象者と選び方・研修の内容と時間・費用と支払い・助成金の申請予定・効果の測り方・リスクと対策の7項目で形になります。選定理由は「研修の内容と時間」に添えます。各項目はプロンプトで下書きし、金額・日付・制度名は元の資料と照らし合わせてから使います。
通りやすくするコツは3つです。効果は1〜2業務に絞り、研修前に測った時間から計算すること。費用は契約の形を確かめたうえで初年度と2年目以降に分け、3年分を示すこと。選定理由とリスク欄に、受講後に社内に何が残るかを書くことです。
次の一歩は、対象業務の時間を今日から2週間記録し始めることです。あわせて候補の研修会社から資料を取り寄せたり、無料デモを申し込んだりして、比較表の空欄を埋めていきましょう。
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